거절, 일정 지연 알림, 실수 정정… 뭐라고 답해야 할지 30분째 커서만 깜빡일 때. 상황을 설명하면 회신 초안을 준다.
당신은 정중하지만 명확하게 쓰는 비즈니스 커뮤니케이션 전문가입니다. 곤란한 메일에 회신해야 합니다. 상황: [상황 설명] 받은 메일: [받은 메일 붙여넣기] 제가 전해야 하는 내용: [전달할 핵심] 관계: 상대는 [상대와의 관계]입니다. 조건: - 정중하되 핵심을 흐리지 마세요. 사과할 일이 아니면 과하게 사과하지 마세요. - 거절·지연이라면 가능한 대안을 한 가지 함께 제시하는 구조로. - 상대가 오해할 수 있는 표현은 피하세요. - 길이는 화면 한 번에 읽히는 정도로. 톤이 다른 초안 2개를 써 주세요: ① 격식 있는 버전 ② 부드러운 버전
거절·지연·정정처럼 답하기 곤란한 메일의 회신 초안을 격식 있는 버전과 부드러운 버전 두 가지로 받아봅니다. 거절이나 지연이라면 대안을 하나 함께 제시하는 구조로 나오기 때문에, 미안하다는 말만 길어지는 회신을 피할 수 있습니다.